Digitalisering van papierberg - vernieuwing op verschillende vlakken

Digitalisering van papierberg - vernieuwing op verschillende vlakken

Verminderen van de papierberg steunt voornamelijk op meer artificial intelligence-technologieën zoals de automatische interpretatie van documenten. Vernieuwing situeert  zich op verschillende vlakken:

extractiefuncties van inhoud

identificatie van handgeschreven teksten, tekens in vakken en cursief schrift

automatisch klasseren van documenten

mobiliteit

cloud-based

Het hybride scenario lijkt het meest concrete op dit moment: bedrijven proberen hun inhouse documentbeheersystemen te combineren met cloudsystemen. Echter als bedrijf je gegevens toevertrouwen aan een portal vergt vandaag nog vaak een cultuuraanpassing.

Dankzij smart technologieën en een rendabeler outsourcingmodel belooft document management, de digitalisering van documenten verbonden aan een goed gestructureerd proces - archieven, dossiers, gestructureerde documenten en facturen - een alledaagse werkelijkheid te worden. Toch is de weg nog lang, zo blijkt uit een recent Data News-dossier.

De wil om meer inspanningen te leveren om de roi te verhogen is er alvast bij bedrijven – die in de financiële wereld, verzekeringswezen en overheidsinstanties op kop . Zo is 10 à 15 procent van de openbare bedrijven en instanties intussen uitgerust voor de digitalisering van documenten. De geïnstalleerde oplossingen zijn echter vaak beperkt en verbonden aan een bepaalde toepassing. Bovendien is de verrijking van de technische mogelijkheden (automatisch klasseren, automatisch beheer van de dossiers en de inkomende post, automatische indexering van de informatie,...) nog vrij recent en een aanzienlijk percentage van de stadia in de digitaliseringsketen wordt nog altijd manueel uitgevoerd. Langzaam krijgt de nieuwe generatie met meer performante oplossingen met een directere roi, die voornamelijk steunen op meer geavanceerde artificial intelligence-technologieën zoals de automatische interpretatie van documenten, ingang. Het doel hiervan is het homogeen maken van de digitaliseringsketen en een einde stellen aan de uiteenlopende beslissingen en implementaties.

Bij kmo's zijn digitaliseringsprojecten nog niet zo sterk ingeburgerd. Deels omdat veel leveranciers er geen interesse in hebben en hun oplossingen niet hebben aangepast aan de behoeften. Maar ook omdat kmo’s nog niet goed weten wat digitalisering voor hen kan betekenen. De dienstverleners moeten proactief zijn, nagaan wie ze moeten aanspreken en overtuigen van het potentieel. Vaak ontbreekt het kmo's echter aan een cio of proactieve koper die zelf op zoek gaat naar vernieuwing.

Twee stappen naar digitalisering

Projecten voor het digitaliseren van documenten verlopen vaak in twee fasen: in eerste instantie start een bedrijf intern een project op, waarbij vooral de omslachtige papierstroom uit de weg wordt geruimd en vervangen door workflows. Dit is de fase waar de meest grootste winst wordt geboekt: besparing van papier, stroomlijning van het personeel,... Na een aantal jaar vraagt de onderneming zich vaak af wat de volgende stap is waarmee ze de kosten nog meer kan beperken. Men wil de dienst dan volledig uitbesteden. Maar deze stap is moeilijker, want de winsten die het makkelijkst geboekt kunnen worden, zijn al bereikt.

Hier duikt een nieuwe factor op: de prestaties van het systeem om documenten in te lezen en automatisch te herkennen. De werkelijke prestaties van de ocr/icr (optical character recognition/intelligent character recognition) zijn van cruciaal belang als men in de outsourcingfase zit. De roi voor de klant, maar ook van de operationele marge van de dienstverlener, staan op het spel. Wanneer een onderneming het digitaliseringsproces toevertrouwt aan haar interne diensten, meet ze zelden de prestaties van het inlezen en de automatische herkenning. Ze blijft haar eigen personeel inzetten, dat in plaats van manuele handelingen te verrichten, voortaan systemen beheert en de nodige correcties uitvoert. De berekening van de prestaties, efficiëntie en dus rentabiliteit is echter wel van essentieel belang voor een externe dienstverlener.

Vernieuwing op verschillende vlakken

Vernieuwing moet zich situeren op verschillende vlakken. De prestaties op het vlak van extractiefuncties van inhoud (met een gemiddelde herkenningsgraad van gedrukte teksten) hebben sinds enkele jaren een hoogtepunt bereikt. Hetzelfde geldt voor de identificatie van handgeschreven teksten en tekens in vakken. Verder is nog heel wat vooruitgang mogelijk in de herkenning van cursief schrift.

Een ander gebied waar vooruitgang nodig is, is dat van automatisch klasseren van documenten. De scanners hebben aan snelheid gewonnen, maar het digitaliseringproces wordt nog wel sterk bemoeilijkt door verwerkingsbehoeften met toegevoegde waarde: verwerkingen in pakketten, invoeging van separators, categorisatie, identificatie om het document naar de juiste ontvanger of het juiste back-officeproces te leiden... De aanbiedingen op dit vlak zijn de laatste tijd weliswaar grondig gemoderniseerd.

Twee nieuwe pistes voor vooruitgang en vernieuwing van gamma’s zijn mobiliteit en cloud. Mobiliteit is de meest geschikte factor om investeringen in digitalisering en documentbeheer rendabeler te maken; Omdat elke medewerker op veel meer plaatsen een document kan raadplegen en zelfs kan wijzigen, creëren of van aantekeningen voorzien, ook wanneer hij niet aan een pc zit. Gezien het toenemende aantal soorten mobiele apparaten bleek een nieuwe strategie wenselijk: in plaats van x aantal oplossingen te moeten ontwikkelen voor evenveel devices, besloot een leverancier om de mogelijkheid om gescande documenten op te slaan, te integreren in de scanner. De documenten moeten dan alleen nog doorgestuurd worden naar om gelijk welke terminal, bijvoorbeeld via sd-kaart of Bluetooth-verbinding.

Op het vlak van outsourcing (SaaS, PaaS, cloud) hebben nog maar weinig bedrijven de sprong gewaagd. Hier is nog veel werk en er moeten nog heel wat haalbaarheidsstudies (juridisch, technisch, functioneel, beveiliging, prestaties van het netwerk...) verricht worden. Het hybride scenario lijkt het meest concrete op dit moment: bedrijven proberen hun inhouse documentbeheersystemen te combineren met cloudsystemen, om bepaalde soorten interne documenten te verspreiden naar partners of klanten en zo de samenwerking te vergemakkelijken, zonder daarom hun in-house systemen naar buiten toe te moeten openstellen. De cloud zal op termijn ongetwijfeld een aanzienlijke impact hebben op de wereld van het documentbeheer. De (bestaande en nieuwe) technologieleveranciers werken nu al enkele jaren in die richting aan hun producten. SaaS zou een manier kunnen zijn om de technologie, die steeds complexer wordt, toegankelijk te maken voor kmo’s. Het toegangsticket voor een digitaliseringsoplossing  voor beheerdocumenten loopt immers al gauw op tot 40.000 euro, integratie en consultancy niet meegeteld. SaaS, dat steunt op dezelfde tools en prestatieniveaus als een on-site oplossing, laat een verbruik op aanvraag toe en maakt een startinvestering overbodig. Echter als bedrijf je gegevens toevertrouwen aan een portal vergt vandaag nog vaak een cultuuraanpassing.

Leveranciers trachten  hun commercieel model echter te diversifiëren door de cloud op te nemen, om hun cliënteel uit te breiden, maar ook omdat SaaS een comfortabel model biedt voor de  dienstverleners. Ze kunnen werken in een geïndustrialiseerde context, de knowhow centraliseren op een portal en tegelijkertijd meerdere klanten van dienst zijn.

Dit artikel kwam tot stand dankzij het project "Via 7 sleuteltransformaties naar waardeketens voor de maakindustrie van de toekomst” in het kader van Vlaanderen in Actie en met steun van het Agentschap Ondernemen.

 

 

Deel dit artikel